De werkkostenregeling? Waarschijnlijk heb je hier als werkgever weleens van gehoord, maar wat houdt deze regeling eigenlijk in? In deze blog ga ik hier niet in detail op in. Ik vertel je alleen iets over de hoofdlijnen van deze regeling.
Wat is de werkkostenregeling (WKR)?
Met de werkkostenregeling (in de volksmond WKR genoemd) kan een werkgever (grotendeels) zelf bepalen wat er onbelast aan zijn of haar werknemers wordt vergoedt, verstrekt of ter beschikking wordt gesteld.
Het bedrag dat je onbelast mag besteden, wordt de vrije ruimte genoemd. De hoogte van deze vrije ruimte wordt elk jaar opnieuw vastgesteld door de overheid en de hoogte is afhankelijk van het fiscaal loon binnen jouw onderneming in een bepaald jaar. Hoe hoger het totale fiscale loon van jouw werknemers, hoe hoger de vrije ruimte dus is. Dat klinkt logisch toch? Hoe meer medewerkers je in dienst hebt, hoe hoger het bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen dus kan zijn.
Komt het bedrag boven deze vrije ruimte? Dan betaal jij als werkgever 80% loonbelasting (in belastingtermen: eindheffing) over het gedeelte boven deze grens.
Wordt alles gezien als loon?
De wetgever gaat er vanuit dat alles wat een werkgever in het kader van de dienstbetrekking aan een werknemer vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, loon is voor die werknemer. Hierop zijn natuurlijk altijd weer uitzonderingen.
Verder kun je niet alles onder de vrije ruimte laten vallen en aanwijzen als eindheffingsloon. Zo heb je te ook te maken met verplicht loon. Dat is loon dat verplicht belast moet worden bij de werknemer. Hier heb je geen keuze hoe hier mee om te gaan.
Ook worden zakelijke kosten (zogenaamde intermediaire kosten) niet gezien als loon. Dit zijn kosten die de werknemer in opdracht en voor rekening van de werkgever maakt. De werknemer schiet deze kosten voor en krijgt deze later terug van de werkgever. Deze kosten zijn noodzakelijk voor de bedrijfsvoering.
Tenslotte vallen sommige vergoedingen en verstrekkingen onder de zogeheten gerichte vrijstellingen of nihil waarderingen. Nihil waarderingen worden op nul gesteld. Beiden gaan niet ten koste van de vrije ruimte.
Gebruikelijkheidstoets binnen de WKR
Binnen de werkkostenregeling heb je te maken met de zogenaamde gebruikelijkheidstoets. Deze toets houdt in dat vergoedingen en verstrekkingen die aangewezen worden als eindheffingsloon, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van € 2.400 per werknemer per jaar worden door de Belastingdienst als gebruikelijk beschouwd. Maar een kerstpakket van € 1.000 geven aan jouw werknemers is weer niet gebruikelijk. Je zult dus elke keer goed moeten afwegen wat je verstrekt, vergoedt en ter beschikking stelt en voor welk bedrag.
Optimaal benutten van de WKR
Door de werkkostenregeling optimaal te benutten kan het de werknemer, maar óók de werkgever een besparing opleveren. De werknemer betaalt immers geen loonheffing over dit onbelaste deel. Jij als werkgever bespaart op de sociale lasten, omdat je over dit onbelaste deel geen premies werknemersverzekeringen en bijdrage zorgverzekeringswet hoeft af te dragen.
Wil je meer weten over de WKR?
Zoals ik in de eerste alinea heb aangegeven, heb ik in deze blog heel summier de werkkostenregeling (WKR) uitgelegd. Ik noem het dan ook niet voor niets een korte kennismaking. De WKR is namelijk een uitgebreide regeling die niet in ongeveer 600 woorden helemaal kan worden uitgelegd.
Wil je meer weten over dit onderwerp of heb je specifieke vragen? Neem gerust contact op met Supera administraties. Ik help je hierbij graag. Je kunt ook altijd de website van de Belastingdienst raadplegen: www.belastingdienst.nl Hier kun je ook informatie vinden over de werkkostenregeling.