Het is bijna Pasen. Overweeg je een paasei of iets anders te geven aan jouw werknemers? Hou dan rekening met de werkkostenregeling. De Belastingdienst heeft hier namelijk regels voor opgesteld. In deze blog leg ik je deze kort even uit.
Is dit loon?
Wij kennen in Nederland een ruim loonbegrip. Alles wat je aan jouw personeel vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt is loon. Dit geldt dus ook voor de chocolade eieren of andere lekkernijen rond Pasen. In dit geval krijg je dus te maken met de werkkostenregeling. Wat de regels zijn, leg ik je hieronder uit.
Wil je een paasattentie geven aan jouw werknemers?
Een paasattentie wordt dus gezien als loon in natura. Dit moet gewaardeerd worden in geld. Hiervoor ga je uit van de inkoopprijs van deze attentie inclusief btw. Omdat dit een soort van cadeautje is, is het niet logisch dit bij jouw werknemers te belasten. Dan is het immers geen cadeautje meer, omdat ze hierover belasting moeten betalen. Dat lijkt me niet de bedoeling van een cadeautje.
Daarom wijs je deze verstrekking aan als eindheffingsloon en breng je dit onder in de zogeheten vrije ruimte. Deze ruimte geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen. Deze vrije ruimte moet hiervoor wel toereikend zijn. Dan is het belastingrij. Overschrijdt je deze ruimte namelijk op jaarbasis? Dan betaal jij als werkgever hierover 80% eindheffing. In 2024 is de totale vrije ruimte 1,92% tot een loonsom van € 400.000 en 1,18% voor het loon boven € 400.000.
De totale vrije ruimte is pas aan het einde van het jaar bekend. Je weet dan immers wat de totale loonsom van dat jaar is binnen jouw organisatie. Wil je zeker weten dat je de vrije ruimte niet gaat overschrijden? Maak alvast een schatting van de totale fiscale loonsom en een budget voor alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen. Hou dit in de gaten en stuur bij, indien nodig.
Paaseieren en dergelijke attenties zullen geen grote kostenpost zijn. Geef je veel extra’s aan jouw personeel, dan kan het zomaar zijn dat je dus boven jouw vrije ruimte uitkomt én dat de eieren belast worden.
En hoe zit het met het uitdelen van eitjes op de werkplek?
Hiervoor geldt een zogenaamde nihil waardering zolang de eitjes op de werkplek blijven. Je kunt dit vergelijken met koffie, thee en fruit dat medewerkers op de werkplek kunnen pakken. Dus zolang je een schaal met eitjes in de kantine zet, hoeft dit niet gewaardeerd te worden en kun je deze ‘gratis’ verstrekken.
Dus ook rond Pasen kun je met de werkkostenregeling te maken krijgen. Hou hier rekening mee bij het verstrekken van de attentie. Maar geniet vooral van al het lekkers.