Heb je weleens het beroep virtueel assistent voorbij zien komen? Vast en zeker wel. Door steeds verdergaande digitalisering is deze beroepsgroep al enige tijd bekender aan het worden. Het kan zijn dat je de HR-administratie graag zelf doet als ondernemer. Of hiervoor al iemand in dienst hebt. Geen probleem. Dan hoef je deze blog ook niet verder te lezen. Je hebt immers dan wel wat beters te doen.
Maar wat als je twijfelt om het ‘in huis te houden’? Wat als je hier elke keer weer als een berg tegen op ziet, omdat je wel wat anders te doen hebt? Wat als je hiervoor geen personeel wil of kunt aannemen?
Ik als payroll professional kan hierin iets voor je betekenen. Hoe dan? Ik leg het je graag hieronder uit.
Wat is een virtueel assistent?
Eerst maar eens een korte uitleg over het ‘vak’. Een virtueel assistent (verder: VA) is letterlijk een assistent op afstand. Hij of zij zorgt ervoor dat bij ondernemers werk uit handen wordt genomen. Een VA ondersteunt (met name kleinere) ondernemers bij hun administratieve werkzaamheden en taken. Vaak doet de ondernemer dit namelijk zelf. Door uitbesteding hiervan houdt een ondernemer meer tijd over voor zijn corebusiness. Een VA is zelfstandig ondernemer en werkt altijd op afstand, online en vanuit een thuiskantoor.
Een VA kan voor allerlei (administratieve) werkzaamheden worden ingeschakeld. Je kunt hierbij denken aan secretariaatswerkzaamheden, boekhouding, bijhouden social media enzovoorts. Volgens mij zijn dit wel de meest bekende taken en werkzaamheden voor een VA. Maar heb je ook weleens gedacht aan het inschakelen van een VA voor HR-werkzaamheden? Of het uitvoeren van jouw personeelsadministratie?
Waarom een VA voor HR?
Als kleinere werkgever heb je vaak geen eigen HR-afdeling. Vaak voer je de hele HR-administratie zelf uit. Je kunt jouw salarisadministratie al wel uitbesteden aan een externe partij, maar vaak doe jij de meeste HR-werkzaamheden nog zelf. Personeelsadministratie is namelijk nog geen salarisadministratie. Correspondentie al helemaal niet.
Neem bijvoorbeeld al het werven van nieuw personeel. Jij stelt vacatures op en plaatst deze online. Jij verzamelt en ordent deze. Jij stuurt ontvangstbevestigingen naar de sollicitanten. Jij hebt contact met de sollicitant. Kost je al wat tijd he? En dit is nog niet alles. Dat weet jij als geen ander. Tijd die je beter kunt besteden aan de groei van jouw onderneming. Waarom besteed je deze werkzaamheden dan niet uit?
En is iemand al in dienst? Of komt iemand in dienst? Ook dan heb je te maken met allerlei administratieve werkzaamheden. Dossiervorming is hierin heel belangrijk. Denk hierbij aan het opstellen van arbeidsovereenkomsten, werkgeversverklaringen, afloop tijdelijke contracten, uitwerken van gespreksverslagen en alle andere correspondentie met jouw medewerkers.
Wat versta ik onder andere correspondentie? Denk bijvoorbeeld aan bevestigingsbrieven van loonsverhogingen of functiewijzigingen. Denk ook aan allerlei schriftelijke overeenkomsten zoals personeelsleningen, gebruikersovereenkomsten en dergelijke. Doe je dit nog niet? Hou er wel rekening mee dat alles schriftelijk moet worden vastgelegd.
Dossiervorming is namelijk erg belangrijk voor jou als werkgever. Je kunt hiermee misstanden en conflicten voorkomen. Volgt er uiteindelijk een gang naar de rechter of het UWV? Dan heb je ook alles op papier staan.
Verder heb je ook te maken met verlofregistratie. Je kunt te maken krijgen met verzuim, het UWV, de Arbodienst of andere instanties. Soms is er telefonisch contact nodig. Wil je het goed doen, dan moet alles worden geregistreerd. Een personeels- of HR-administratie is namelijk erg veelzijdig. Dit kost allemaal veel tijd. Tijd die je beter kunt besteden aan jouw corebusiness. Je wilt immers groeien met jouw onderneming. Waarom besteed je deze werkzaamheden dan niet uit?
En gaat er iemand uit dienst? Ook dan krijg je te maken met de afwikkeling van het dienstverband. Je kunt hierbij denken aan het opstellen van ontslagbrieven, maar ook de administratieve afwikkeling van goederen of sleutels. Denk ook aan uitbetaling van verlof, vakantiegeld of eventuele transitievergoeding.
Dit laatste natuurlijk in samenwerking met de salarisadministratie. Dat wordt meestal door de salarisadministratie gedaan, maar het contact met de salarisadministratie kan ook via de VA lopen.
Voor wie en waarom?
Zoals ik eerder al heb gezegd. Uitbesteden aan een VA kan jou tijdwinst opleveren. Tijd die jij beter kunt besteden aan jouw corebusiness. Zodat jij meer tijd overhoudt om jouw onderneming te laten groeien en bloeien.
Met name kleinere werkgevers doen dit vaak allemaal nog zelf of niet (goed) genoeg. Waarom? Omdat de ondernemer het vaak zelf doet. Het is geen hoofdactiviteit, kennis kan ontbreken en dat begrijp ik volledig. Dit gaat vaak ten koste van hun corebusiness en wordt vaak even tussendoor gedaan. Grote kans dat de administratie dan niet goed op orde is. Zonde toch?
Toch is het belangrijk om jouw HR-administratie goed op orde te hebben. Waarom? Om misstanden te voorkomen. Daarnaast heb je natuurlijk ook een wettelijke plicht om jouw administratie goed op orde te hebben. Je hebt dus ook nog met regelgeving te maken in BV Nederland.
Of denk aan het contact met sollicitanten of externe partijen. Door dit (deels) neer te leggen bij een VA, hou jij tijd over voor iets anders.
Administratie vinden veel ondernemers niet leuk om te doen. Liever hou je je bezig met andere zaken. Dat begrijp ik helemaal. Dat is ook de reden dat veel ondernemers hun (financiële) administratie uitbesteden aan een boekhoudkantoor. Of hun salarisadministratie extern laten verzorgen. Dit heeft natuurlijk ook te maken met expertise; met de aanwezige kennis.
Een VA heeft ook een eigen expertise, namelijk goede kennis en vaardigheden op administratief gebied. Ik ben ondernemer, maar mijn corebusiness is juist administratie. Dat is mijn expertise.
Een VA voor jouw personeelsadministratie ontlast je bij allerlei HR-gerelateerde werkzaamheden. Jij hoeft niet overal zelf aan te denken. Een VA denkt met je mee en ondersteunt je. Supera administraties denkt met je mee, ondersteunt én ontzorgt je.
Het loont vaak niet voor kleinere werkgevers iemand hiervoor in dienst te nemen. Je kunt er geen volledige werkweek mee vullen. Mij kun je al inschakelen voor een paar uurtjes per week of per maand. Dit wanneer jij mij nodig hebt en alles op basis van het zogenaamde ‘uurtje factuurtje”. Vergelijk het maar met een 0-uren contract; alleen ben ik dan geen werknemer. Als er geen werk voor mij is, word ik ook niet doorbetaald. Je zit dus nergens aan vast. En dat is altijd voordeliger dan iemand in vaste dienst nemen.
Nog een voordeel? Je hoeft geen werkplek voor me te regelen. Ik heb mijn eigen werkplek al.
Heb ik je interesse opgewekt?
Het inschakelen van een VA voor HR- of personeelsadministratie is het overwegen waard. Ik ontzorg je hierbij graag. Door mijn kennis en ervaring op payrollgebied kan ik je hierbij ondersteunen. Daarnaast heb ik ervaring als secretaresse, dus die vaardigheden neem ik ook voor je mee.
Heb je door het lezen van deze blog interesse gekregen? Neem gerust contact met me op voor een kennismaking. Samen bespreken we dan jouw wensen. Spreken we elkaar snel?