In Nederland moet iedereen zich overal kunnen identificeren met een geldig identiteitsbewijs. Dit geldt dus ook op de werkplek. Voor werkgevers is het belangrijk te weten dat er 3 soorten plichten zijn op de werkplek. Hieronder leg ik ze één-voor-één voor je uit.
Plicht 1: Verificatieplicht
Bij indiensttreding van een nieuwe werknemer ben je verplicht naar een geldig identiteitsbewijs te vragen, zodat je zeker weet dat deze werknemer bij je mag komen werken. Jouw werknemer moet je het originele document tonen, dus geen kopie. Dit kan zijn een paspoort, identiteitskaart of vreemdelingendocument. Op een rijbewijs staat geen nationaliteit vermeld. Daarom is dit geen geldig identiteitsbewijs voor de verificatieplicht.
Zorg er vooral voor dat je controleert op echtheid van het document, juiste handtekening, kenmerken, foto en geldigheid.
Plicht 2: Bewaarplicht
Je bent verplicht om een kopie te bewaren van alle werknemers die bij jou in dienst komen. Maak dus een duidelijke kopie en bewaar deze bij de loonadministratie. Documentnummer, pasfoto en BSN (ofwel: Burgerservicenummer) moeten goed leesbaar zijn.
Je kunt deze nodig hebben voor eventuele controles, bijvoorbeeld door de Arbeidsinspectie. Hou er verder rekening mee dat deze kopie bewaard moet worden tot minstens 5 jaar nadat jouw werknemer uit dienst is gegaan. Dit is dus een andere termijn dan bijvoorbeeld een boekhouding.
Is het identiteitsbewijs na indiensttreding verlopen? Dan hoef je geen nieuwe kopie te maken. Je hebt immers al bij indiensttreding gecontroleerd of deze medewerker bij je mag komen werken.
Heb je een uitzendkracht die tijdelijk voor je werkt? Je bent verplicht de identiteit te controleren. Je hoeft alleen geen kopie te bewaren in de administratie.
Plicht 3: Zorgplicht
Als werkgever heb je een zogenaamde zorgplicht. Niet alleen voor veilige werkomstandigheden, maar ook voor identificatie op de werkplek. Wat houdt dit eigenlijk in? Jij als werkgever moet jouw werknemers er op wijzen dat ze altijd een geldig identificatiebewijs op zak hebben, dus ook tijdens het werk. Dit geldt niet alleen voor werknemers in loondienst, maar voor iedereen die werkzaamheden verricht op jouw werkplek. Bij eventuele controle van bijvoorbeeld de Arbeidsinspectie zul je de medewerkers in de gelegenheid moeten stellen om hun ID-bewijs te tonen. Voor werknemers mag dit ook een rijbewijs zijn.
Wil je meer informatie over de verificatieplicht?
Op de website www.nlarbeidsinspectie.nl tref je een stappenplan verificatieplicht aan. Of neem contact op met Supera administraties.