(vakantie)verlof: elke werknemer heeft hier recht op. Maar weet jij dat er verschillende soorten (vakantie)verlof zijn en dat niet iedere werknemer evenveel verlof heeft? Er wordt namelijk onderscheid gemaakt tussen wettelijke- en bovenwettelijke verlofdagen. Maar wat is nu eigenlijk het verschil? En hoe communiceer je de regels over aanvragen, opnemen en goedkeuren van vakantie?
Allereerst spreek ik liever over verlofuren en niet over verlofdagen. Elke medewerker bouwt normaliter verlofuren op per periode waarin hij recht heeft op loon. In deze blog ga ik verder niet in op uitzonderingen op deze regel. Bij opname van verlof wordt het verlof ook weer in uren afgeschreven. Je hoeft namelijk niet per se een hele dag verlof op te nemen.
Wanneer een medewerker een dag vrij neemt, kan het aantal opgenomen uren ook verschillen. Tenslotte heeft niet iedereen elke dag een 8-urige werkdag.
Wettelijke verlofuren
Iedereen heeft recht op wettelijke verlofuren (het minimum). Deze uren zijn ook in de wet vastgelegd: 4x de overeengekomen arbeidsduur per week. Werkt een werknemer 40 uur per week? Dan heeft hij per kalenderjaar dus minimaal recht op 4 x 40 = 160 uren per volledig kalenderjaar. Ben je korter in dienst? Dan worden deze uren naar evenredigheid berekend. Dit geldt ook voor parttimers.
Wettelijke verlofuren mogen alleen bij einde dienstverband worden uitbetaald. Je mag ze dus als werkgever niet tussentijds uitbetalen. Zelfs niet als jouw medewerker hierom vraagt. De overheid heeft dit vastgelegd, zodat werknemers hersteltijd krijgen door op te laden. Mensen zijn nu eenmaal geen robots. Door jouw werknemers in de gelegenheid te stellen deze dagen op te laten nemen, blijven ze productiever. Ze kunnen herstellen van hun drukke werkzaamheden.
Bovenwettelijke verlofuren
Alle extra verlofuren boven deze wettelijke uren zijn de zogenaamde bovenwettelijke verlofuren.
Stel dat een fulltimer 40 uur per week werkt, dan heeft hij of zij recht op minimaal 160 verlofuren per heel kalenderjaar. Dit zijn de wettelijke verlofuren. Als werkgever geef jij in totaal 200 verlofuren aan jouw medewerkers (fulltime basis). Een fulltime medewerker heeft dan 40 bovenwettelijke verlofuren per kalenderjaar.
Of een werknemer recht heeft op bovenwettelijke verlofuren hangt af van de voor jou geldende CAO. In een CAO staat dit aantal namelijk vastgelegd. Ook staat in een CAO hoe er met deze uren moet worden omgegaan. Is er geen CAO van toepassing of staat er geen regeling in, dan ben je vrij dit zelf bepalen. Ook kan het zijn dat een oudere werknemer recht heeft op extra verlofuren.
Met bovenwettelijke uren kan flexibeler worden omgegaan. Over de besteding kunnen allerlei afspraken worden gemaakt tussen werkgever en werknemer. Ook is het toegestaan om niet-opgenomen bovenwettelijke uren eerder uit te betalen dan bij einde dienstverband. Mocht er een CAO van toepassing zijn, kijk vooral in deze CAO of hier al iets over afgesproken is.
Bij opname van (vakantie)verlofuren worden deze uren gewoon doorbetaald. Zorg wel voor een goede verlofregistratie.
Hoe zit het met oproepkrachten?
Ook oproepkrachten bouwen verlofuren op. Je kunt deze uren meteen uitbetalen, als toeslag op het uurloon. Zorg wel dat dit op de loonstrook apart vermeld wordt. Deze uren kunnen ze wel op een later tijdstip opnemen. Uiteraard onbetaald, want ze hebben deze uren al uitbetaald gekregen.
Uiteraard kunnen ze ook worden opgenomen met behoud van loon als ze niet meteen worden uitbetaald.
Ook voor hen is het dus belangrijk een verlofregistratie bij te houden.
Vakantieregeling
Natuurlijk wil iedere werknemer weten hoeveel verlofuren hij per kalenderjaar opbouwt. Ik adviseer je ook iedereen in jouw onderneming te laten weten wat de regels zijn rond het aanvragen van en goedkeuren van vakanties. Hiermee voorkom je onduidelijkheid en mogelijke conflicten.
Dit kan door deze regels schriftelijk vast te leggen. De regels hierover kunnen in de voor jou geldende CAO staan. Is dit niet het geval, dan kun je overwegen dit op te nemen in de individuele arbeidsovereenkomsten. Door zo’n regeling in de arbeidsovereenkomst op te nemen, wordt zo’n arbeidscontract wel erg lang. Ik zou zo’n regeling dan ook opnemen in een personeelshandboek en hier in de arbeidsovereenkomst naar verwijzen.
Wil je geen personeelshandboek voor jouw personeel? Dan zet je deze regeling apart op papier en stel je een exemplaar aan jouw medewerkers ter beschikking.
Zo’n regeling gaat verder dan alleen het recht op een x-aantal verlofuren per kalenderjaar. In zo’n regeling staan dan ook afspraken over bijvoorbeeld vervalmomenten van de opgebouwde verlofuren, eventuele bedrijfssluiting met verplichte opname van verlof en de regels omtrent aanvragen en goedkeuren van verlof c.q. vakantie.
Roostervrije uren zijn geen vakantiedagen
Arbeidsduurverkorting wordt meestal in een CAO geregeld. Een voorbeeld is een 38-urige werkweek. Een werknemer werkt 40 uur per week. Dan bouwt hij per week 2 roostervrije uren op die op een later moment kunnen worden opgenomen. Hoe ze moeten worden opgenomen verschilt per CAO. Het is altijd verstandig om dit in de CAO na te kijken. Een andere benaming voor roostervrije dagen zijn Atv-dagen of Adv-dagen. Dit gaat veelal wel in dagen.
Vakantie(verlofuren) bij arbeidstijdverkorting
Met name bij fulltimers met een 5-daagse werkweek is het even opletten. Als zo’n fulltimer een hele dag vrij neemt, wordt er geen 8 uur afgeschreven aan verlof. Stel dat er binnen de organisatie sprake is van een 38-urige werkweek. Zo’n fulltimer werkt dan 38 uur/5 werkdagen = 7,6 uren per dag. Op zo’n vrije dag wordt er dan 7,6 uur afgeschreven.
“Een goede verlofregistratie per medewerker is heel belangrijk.”
Ben je al iets wijzer geworden in (vakantie)verlof land? Ik wil je nog 1 belangrijke tip meegeven. Zorg voor een up-to-date en volledige verlofregistratie per medewerker en leg regels schriftelijk vast. Hiermee voorkom je onduidelijkheid voor een van de partijen en dit voorkomt misverstanden en mogelijke conflicten. Vakantie(verlof) is voor waar het voor bedoeld is, namelijk ontspanning voor de werknemer en productieve werknemers voor de werkgever.