Ik noem mezelf een payroll professional; een specialist op het gebied van salarisadministratie en alles wat daarbij komt kijken.
Waarom ik mezelf geen salarisadministrateur noem? Omdat ik meer kan en doe dan alleen salarissen uitbetalen. Ik doe niet aan payrolling. Dat is iets anders. Ik werk namelijk voor werkgevers die mij inschakelen. Ik ben dus geen payrollwerkgever. Ik ondersteun juist werkgevers bij hun salaris – en HR-administratie. Zij blijven zelf (eind) verantwoordelijk voor hun salaris – en HR-administratie.
Twee termen die vaak voor verwarring zorgen, zijn “payroll” en “werkgever.” Hoewel ze vaak door elkaar worden gebruikt, zijn er verschillen tussen deze twee begrippen. In deze blog leg ik het verschil uit tussen payrollwerkgever en traditionele werkgever, en wat dit betekent voor werkgevers.
Wat is een werkgever?
Een werkgever is de persoon of organisatie die een werknemer in dienst neemt. De werkgever is verantwoordelijk voor alle aspecten van het arbeidscontract, inclusief salaris, belastingafdrachten, pensioenbijdragen en verzekeringen.
Daarnaast zorgt de werkgever voor de werving, selectie en aansturing van de werknemer. Traditionele werkgevers hebben ook de verantwoordelijkheid voor zaken zoals het bieden van vakantiedagen, opleidingsmogelijkheden en het opvolgen van de arbeidswetgeving.
Als een werkgever een werknemer in dienst neemt, ontstaat er een directe arbeidsrelatie tussen de twee partijen. Dit betekent dat de werkgever aansprakelijk is voor de wettelijke verplichtingen rondom het arbeidscontract en de arbeidsvoorwaarden.
Wat is een payrollwerkgever?
Payroll is een constructie waarbij een externe partij, een payrollbedrijf, de formele rol van werkgever op zich neemt. Hoewel het payrollbedrijf op papier de juridische werkgever is, werkt de werknemer feitelijk voor een ander bedrijf dat de regie voert over de dagelijkse werkzaamheden. In plaats van dat het bedrijf zelf het juridisch werkgeverschap draagt, wordt dit dus uitbesteed aan het payrollbedrijf.
Het payrollbedrijf neemt in deze constructie verantwoordelijkheden zoals salarisbetalingen, belastingafdrachten, pensioenbijdragen en verzekeringen op zich. Het bedrijf waar de werknemer daadwerkelijk werkt, blijft wel verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing en het bepalen van de werkzaamheden. Ook werft de inlenende partij zelf de payrollwerknemers. Werknemers die via een payrollbedrijf worden ingehuurd, vallen wel onder de cao van de inlenende onderneming.
Wat zijn nu dus de belangrijkste verschillen tussen payroll en werkgever?
- Juridisch werkgeverschap
- Werkgever: bij een traditionele werkgever is de werkgever dus verantwoordelijk voor alles rondom het arbeidscontract. Dit betekent dat de werkgever ook aansprakelijk is voor zaken zoals ziekteverzuim, arbeidsongeschiktheid en het naleven van cao’s en de arbeidswet.
- Payroll: bij payroll wordt het juridisch werkgeverschap overgedragen aan een derde partij, het payrollbedrijf. Zij dragen de formele verplichtingen, zoals de salarisbetaling en verzekeringen, maar de werknemer werkt in de praktijk dus bij een ander bedrijf.
- Salarisadministratie
- Werkgever: de werkgever verzorgt zelf de salarisadministratie (of besteedt dit uit) en moet zorgen voor correcte afhandeling van belastingen, sociale premies en pensioenbijdragen.
- Payroll: bij payroll ligt de salarisadministratie bij het payrollbedrijf. Zij verzorgen de loonstroken, de afdrachten van belastingen en eventuele secundaire arbeidsvoorwaarden.
- Risico’s en verantwoordelijkheden
- Werkgever: de traditionele werkgever draagt alle risico’s van het werkgeverschap, waaronder ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid. Als een werknemer ziek wordt, is de werkgever verantwoordelijk voor de loondoorbetaling.
- Payroll: bij payroll neemt het payrollbedrijf deze risico’s grotendeels over. Dit kan een verlichting zijn voor bedrijven die deze verantwoordelijkheden liever uitbesteden, bijvoorbeeld om kosten en risico’s beter te beheersen.
- Flexibiliteit
- Werkgever: een traditionele werkgever heeft vaak minder flexibiliteit als het gaat om contracten en personeelsbeleid, vooral in sectoren met sterke cao’s en arbeidsrechtelijke bescherming.
- Payroll: met payroll kunnen bedrijven meer flexibiliteit inbouwen in hun personeelsbestand, bijvoorbeeld door de tijdelijke inhuur van krachten zonder dat zij zelf verantwoordelijk zijn voor langdurige contracten of complexe regelgeving rondom het arbeidsrecht.
Voordelen van payroll voor werkgevers
- Kostenbesparing: door het werkgeverschap uit te besteden aan een payrollbedrijf, kunnen werkgevers (maar niet altijd) kosten besparen op salarisadministratie, verzekeringen en risico’s zoals ziekteverzuim.
- Flexibiliteit: een payrollbedrijf biedt werkgevers meer flexibiliteit bij het inhuren van tijdelijke krachten, zonder vast te zitten aan langdurige contracten.
- Administratieve verlichting: payroll neemt de complexe en tijdrovende taken van salarisverwerking en juridische verplichtingen uit handen.
Voordelen van een traditionele werkgever
- Kostenbesparing: payrollbedrijven rekenen een vergoeding voor hun diensten. Dit kan betekenen dat het totale loonkostenpakket bij traditionele werkgevers lager kan zijn dan via een payrolling. Daarnaast zijn payroll-constructies de laatste jaren door de overheid minder aantrekkelijk gemaakt.
- Meer binding met het personeel: werknemers zijn bij jou in dienst en zullen meer binding hebben met jouw organisatie. Ze kunnen zich hierdoor meer betrokken voelen bij jouw organisatie, zijn beter gemotiveerd of meer loyaal. Ook kunnen ze beter doorstromen in jouw organisatie.
- Meer controle over personeelsbeleid: een traditionele werkgever heeft controle over eigen HR-beleid, afgestemd op haar specifieke wensen en bedrijfscultuur.
Conclusie
Het verschil tussen een traditionele werkgever en payrollwerkgever zit dus vooral in het juridische werkgeverschap en de verantwoordelijkheden die daarbij komen kijken.
Wat voor jou de beste keuze is, daar heb ik geen antwoord op. Je zal hierbij zelf de afweging moeten maken. Ik geef hier alleen maar aan wat het verschil is.
Hou wel in je achterhoofd dat je het als traditionele werkgever niet alleen hoeft te doen. Hiervoor zijn er dus payroll professionals zoals ik in BV-Nederland. Voelt een payroll-werkgever beter voor je? Dan zul je daar vast en zeker goede argumenten voor hebben!