Waarom laat je jouw salarisadministratie eigenlijk uitvoeren door jouw boekhouder? Je laat bijvoorbeeld je smartphone toch ook niet repareren bij een autogarage of bij een laptopreparateur? En waarom doe jij als kleine ondernemer met personeel de salarisadministratie eigenlijk zelf? In deze blog leg ik je uit waarom het vaak beter is een gespecialiseerd salarisadministratiekantoor in te schakelen.
Voordat ik met mijn verhaal verder ga: ik zeg hierbij niet dat jouw boekhouder zijn werk niet goed doet. Ik ken jouw boekhouder namelijk niet. Ook jou ken ik verder niet persoonlijk. Ik wil alleen maar zeggen dat salarisadministratie een vak apart is.
Natuurlijk zijn er boekhoudkantoren die wel de juiste kennis hebben, vakliteratuur bijhouden óf een salarisadministrateur in dienst hebben. Maar er zijn ook administratiekantoren die het “er maar bij doen……” Ze hebben hier verschillende redenen voor.
Probleem is dat deze laatstgenoemde kantoren geen of weinig tijd hebben zich in dit onderwerp te verdiepen. Daarnaast is salarisadministratie niet hun core business. Misschien hebben ze in het verleden weleens een cursus loonadministratie gevolgd, maar dat is niet voldoende.
Salarisadministratie blijft een dynamisch vakgebied, waarbij je jezelf moet blijven ontwikkelen door steeds veranderende wet- en regelgeving in BV-Nederland of BV-EU.
Ben jij eigenaar van of werkzaam op een administratiekantoor? Ga voor jezelf na in hoeverre jouw kennis van salarisadministratie nog up-to-date is.
Een boekhouder is geen salarisadministrateur
Een boekhouder is een boekhouder. Hij of zij verwerkt financiële gegevens en dat is iets anders dan het verwerken van salaris- en loonbelastinggegevens. Door alle wet- en regelgeving is het voeren van een goede loonadministratie alleen nog mogelijk met salarissoftware en, zoals eerder genoemd, de nodige vakkennis.
Een salarisadministrateur is een salarisadministrateur. Salarisadministrateurs moeten zich continue blijven ontwikkelen en aanpassen aan steeds veranderende wet- en regelgeving in hun vakgebied. Dat kost tijd, veel tijd. Zij zijn dé experts in hun vakgebied, zoals boekhouders en fiscalisten experts zijn in hun vakgebied.
Een salarisadministrateur heeft de juiste kennis en diploma’s en houdt relevante vakliteratuur bij. Dat onderscheidt hen van een boekhouder. Een salarisadministrateur houdt zich ook niet bezig met bijvoorbeeld de boekhouding, balans en winst- en verliesrekening.
Denk ook eens aan arbeidsrecht en sociale verzekeringen. Een salarisadministrateur is vaak hiervan goed op de hoogte, omdat hun vakgebied raakvlakken heeft met HR.
Verschil tussen salaris- en personeelsadministratie
Zo zijn een salaris- en personeelsadministratie ook niet hetzelfde. Bij een personeelsadministratie gaat het om arbeidsovereenkomsten, verlof- en verzuimregistratie en dergelijke. De salarisadministrateur houdt zich meer bezig met loonberekeningen en loonheffingen. Zij werken meer met cijfers.
Is er wel samenhang tussen al deze administraties?
Ja. Volgens Wikipedia is administratie kantoorwerk in de breedste zin van het woord. Alle administraties afzonderlijk vormen dus één totale administratie van een bedrijf met elke administratie als één vakgebied.
Voor veel van deze administraties is afzonderlijke of geïntegreerde software beschikbaar met de koppelingen naar andere software. Denk hierbij aan de koppeling tussen boekhoud- en salarissoftware. Een voorbeeld is een (automatische) export van jouw loonjournaalpost naar jouw boekhoudprogramma. Bovendien wordt het steeds populairder om te werken in de Cloud.
Ja maar, salarisadministratie is dat dan zo belangrijk om goed bij te houden?
Ja, dat is heel belangrijk en net zo belangrijk als jouw financiële administratie. Denk maar aan boetes en naheffingsaanslagen die de Belastingdienst kan opleggen als gegevens niet kloppen. Of een ontevreden medewerker omdat zijn loonstrook niet klopt.
Of je laat door jouw boekhouder een arbeidsovereenkomst opstellen, zonder dat hij kennis heeft van arbeidsrecht en cao’s. Een mogelijke fout kan leiden tot een juridische procedure. Dat kan aardig in de euro’s lopen. Een salarisadministrateur heeft hier kennis van. Zoals eerder gezegd zit hier juist het raakvlak met HR en personeelsadministratie.
Software berekent tegenwoordig toch alles automatisch?
Het klopt dat er met de software veel geautomatiseerd is, maar controle blijft nodig. Invoeren blijft nu eenmaal mensenwerk. Een salarisadministrateur weet waar hij of zij op moet letten, omdat deze persoon kennis van zaken heeft.
“Ja maar, het is voor mij wel handig dat ik voor al mijn administraties bij één kantoor terecht kan. Ook heb ik dan maar één contactpersoon.”
Deels begrijp ik dat, maar door verregaande automatisering, allerlei (geautomatiseerde) softwarekoppelingen en werken in de Cloud hoeft dit anno 2022 geen probleem te zijn. Daarnaast heb je toch meer leveranciers als alleen jouw boekhouder? Je bestelt toch ook niet alles bij een en dezelfde leverancier als het om jouw producten gaat?
Ben je zelf een administratiekantoor of boekhouder?
Om een goede salarisadministratie te kunnen voeren voor je klanten zul je zelf de kennis in huis moeten hebben. Je zal deze op peil moeten houden en daar tijd in investeren. Salarisadministratie is een vak. Net zoals financiële administratie een vak is. Er zijn niet voor niets opleidingen voor.
Wil je dat niet? Kun je dat niet? Of heb je daar geen tijd voor? Dan zou je kunnen overwegen een samenwerking aan te gaan met een salarisadministratiekantoor. Zij kunnen je hierbij helpen. Of verwijs jouw klanten door naar een salariskantoor, zodat jij je inhoudelijk op andere werkzaamheden kunt focussen.
Kortom, mijn mening is dat salarisadministratie een vak apart is waarin veel tijd en kennis in geïnvesteerd moet worden. Tenminste, als je het goed wilt doen. Salarisadministratiekantoren en salarisadministrateurs kunnen dit. Daarom is het in iedere geval verstandig te overwegen deze in te schakelen bij het voeren van jouw salarisadministratie. Salarisadministratie is een vak én een administratie apart.