8 tips om aan de slag te gaan als nieuwe werkgever
Heb je besloten voor de eerste keer personeel in dienst te nemen? Dat kan spannend zijn, omdat er heel wat op je af komt. In deze blog help ik je graag op weg met een aantal aandachtspunten voor een goede start.
Tip 1: controleer de identiteit van jouw eerste werknemer
Niet iedereen mag zomaar legaal in Nederland werken. Daarom is het heel belangrijk de identiteit van jouw nieuwe medewerker te controleren voordat hij of zij voor jou gaat werken, een kopie van het identiteitsbewijs te maken en dit te bewaren bij de loonadministratie.
Vaak heeft de uitverkoren sollicitant alleen een rijbewijs op zak om zich te kunnen identificeren. Helaas is een rijbewijs in Nederland geen geldig identiteitsbewijs bij aanname van personeel.
Waarom niet? Omdat daar geen nationaliteit op staat. Let er ook op dat het identiteitsbewijs niet verlopen is.
Tip 2: stel een schriftelijke arbeidsovereenkomst op
Het lijkt zo makkelijk alleen mondelinge afspraken te maken over de arbeidsrelatie. Dan kan de uitverkoren sollicitant snel aan de slag en dat scheelt jou tijd en papieren rompslomp. In theorie mag dit, maar doe dit bij voorkeur schriftelijk. Op deze manier zijn afspraken helder voor beide partijen en het voorkomt misverstanden.
Verder is het zo dat bepaalde afspraken in de arbeidsovereenkomst alleen geldig zijn als ze schriftelijk zijn gemaakt. Denk hierbij aan een proeftijd of concurrentiebeding.
Ook kan het zijn dat er in een CAO afspraken staan over een verplichte schriftelijke arbeidsovereenkomst en welke onderwerpen daarin minimaal moeten worden opgenomen.
Tip 3: kijk altijd of een CAO van toepassing is in jouw bedrijfstak
In sommige bedrijfstakken is het namelijk zo dat er een CAO is die door de overheid algemeen verbindend verklaard is (ofwel AVV). Dat is goed om te weten, want als dat het geval is, is deze cao van toepassing voor alle werkgevers die werkzaam zijn in deze bedrijfstak.
Hierbij maakt het niet uit of je wel of niet aangesloten bent bij een werkgeversvereniging. De arbeidsvoorwaarden in de CAO zijn ook voor jouw nieuwe werknemers van toepassing en jij zult deze CAO moeten naleven.
Tip 4: houdt rekening met extra loonkosten bovenop het afgesproken brutoloon
Naast het maandelijkse brutoloon dat jij met jouw toekomstige medewerker hebt afgesproken, krijg je ook te maken met bijkomende kosten, zoals bijvoorbeeld vakantiegeld, eventuele 13e maand, ziektekosten, scholing, pensioenpremie en reiskosten.
Hoeveel deze kosten precies bedragen, hangt af van jouw arbeidsvoorwaarden, de geldende CAO of andere verplichtstellingen.
Deze kosten zullen dan ook meegenomen moeten worden in de totale loon-en personeelskosten. Houdt hier dus rekening mee.
Tip 5: ga na of er voor jouw bedrijf een verplichte pensioenaansluiting is
Als werkgever kun je aanvullende pensioenvoorzieningen aanbieden. In de meeste gevallen wordt dit al in de CAO of bedrijfstakpensioenfonds geregeld. Het pensioenfonds beoordeelt of jouw onderneming onder de verplichtstelling valt. Is dat het geval, dan ben je dus verplicht om premies af te dragen.
Jij bent zelf verantwoordelijk om te (laten) onderzoeken of jouw onderneming aangesloten moet worden. Als er verplichte aansluiting is, zullen er pensioenpremies afgedragen moeten worden en pensioenaangifte worden gedaan.
Een deel van deze premies komt voor rekening van de werkgever en een deel wordt betaald door de werknemer en wordt in mindering gebracht op zijn of haar brutoloon. De onderneming draagt dus alle pensioenpremies af aan het pensioenfonds, dus ook voor de werknemer.
Is de verplichtstelling niet van toepassing en wil je toch pensioen als secundaire arbeidsvoorwaarde aanbieden aan jouw eerste werknemer?
Informeer dan bij één van de pensioenverzekeraars of bij het pensioenfonds. Bij een aantal pensioenfondsen kunnen werkgevers zich ook vrijwillig aansluiten.
Tip 6: vraag tijdig een loonheffingennummer aan bij de Belastingdienst
Zorg voor het tijdig aanvragen van een loonheffingennummer bij de Belastingdienst. Dat is een nummer waarmee je geregistreerd wordt als inhoudingsplichtige bij de Belastingdienst. Je kunt het vergelijken met het omzetbelastingnummer dat je zeer waarschijnlijk al hebt.
Een loonheffingennummer aanvragen kost tijd. Je hebt namelijk niet meteen de volgende dag al een loonheffingennummer in huis.
Door het tijdig aanvragen, heb je voor de eerste verloning al een loonheffingennummer en weet je in welke sector je bent ingedeeld. Voor een aantal werknemersverzekeringen is het premiepercentage afhankelijk van de sectoraansluiting.
Je voorkomt hiermee dat jouw eerste werknemer bij de eerste loonbetaling te veel of te weinig netto loon heeft ontvangen, omdat zijn bruto – netto berekening niet klopte.
Jouw werknemer moet dan in een latere periode óf salaris terugbetalen óf hij heeft te weinig gestort gekregen op zijn bankrekening.
Als werkgever krijg je dus te maken met het doen van loonaangifte bij de Belastingdienst. Als werkgever ben je namelijk verplicht loonbelasting en premies volksverzekeringen periodiek in te houden op het loon van jouw werknemer en af te dragen aan de Belastingdienst.
Ook betaal je als werkgever premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet. Het totale bedrag aan loonaangifte wordt periodiek afgedragen aan de Belastingdienst.
Tip 7: Hou een juiste en volledige loon- en personeelsadministratie bij
Houdt er altijd rekening mee dat de Belastingdienst controles uit kan voeren.
Wist je dat een loonadministratie 7 jaar lang bewaard moet blijven? En dat sommige documenten tot wel 5 jaar na einde dienstbetrekking bewaard moeten blijven?
Verder zul je een verlof – en verzuimregistratie bij moeten gaan houden per medewerker.
Tip 8: Kijk je verzekeringen goed na en pas deze zo nodig aan
Als ondernemer heb je je natuurlijk al verzekerd tegen aansprakelijkheid, bedrijfsschade en inboedel. Waarschijnlijk moeten deze verzekeringen aangepast worden, omdat er nu sprake is van meerdere medewerkers binnen jouw onderneming.
Ik adviseer je dan ook om contact op te nemen met jouw verzekeringsadviseur.
Daarnaast ga je te maken krijgen met ziekteverzuim van het personeel. In Nederland geldt een loondoorbetalingsplicht bij ziekte van 104 weken, ofwel 2 jaar. Terwijl bij ziekte een medewerker geen werkzaamheden voor je verricht.
Hiervoor kun je een ziekteverzuimverzekering afsluiten, zodat de kosten geheel of gedeeltelijk gedekt kunnen worden.
Verder is het wettelijk verplicht een contract te hebben bij een gecertificeerde Arbodienst. Dit kan via jouw verzuimverzekering of je zult zelf op zoek moeten gaan naar een gecertificeerde Arbodienst.
Heb ik je met het schrijven van deze blog al een beetje op weg geholpen? Met bovengenoemde tips ben je al aardig op weg, maar dit is nog lang niet alles. Als je hierbij hulp nodig hebt, help ik je graag verder op weg.
Ik wens je veel succes toe met je werkgeverschap: je kunt het!